– Digitale Mandatsaufnahme: einfach, schnell & effizient –
Hintergrund
Damit eine Kanzlei Bestand hat, braucht es vor allem eines: konstant neue Mandanten.
Nicht selten beansprucht der Prozess des Mandanten-Onboardings jedoch eine Menge Zeit. Von der Sachverhaltsermittlung bis hin zur manuellen Übertragung der Daten in die Anwaltssoftware belastet er Kanzleien oftmals unnötig:
Auch heute noch – in einer immer digitaler werdenden Welt – erfolgt die Mandatsaufnahme in vielen Kanzleien manuell und ohne technische Unterstützung.
Genau dort hat Silberfluss angesetzt. Mit unserer IT-Lösung unterstützen wir Sie & Ihre Kanzlei dabei, Prozesse wie das Mandanten-Onboarding einfach, schnell & effizient abzuwickeln.
Arbeitsaufwand Ihres Sekretariats ohne Silberfluss
Arbeitsaufwand Ihres Sekretariats mit Silberfluss
Prozessablauf mit Silberfluss
Wie das in der Praxis aussieht?
Im Folgenden haben wir Ihnen einen beispielhaften Onboarding-Prozess Schritt-für-Schritt dargestellt.
Sie können die einzelnen Prozessschritte beliebig anordnen oder einen vollkommen neuen eigenen Prozess bauen – ganz nach Ihren Vorstellungen.
Egal, ob Sie die Mandatsaufnahme rein digital oder in Kombination mit manuellen Schritten umsetzen möchten – mit Silberfluss gestalten Sie den Prozess effizienter, schneller & gewinnbringender.
Schritt 1: Aufnahme von Mandantendaten
Potenzielle Mandanten geben über ein Online-Formular ihre persönlichen Daten ein.
Abgefragt werden können alle Informationen, die Sie als Kanzlei von Ihren Mandanten benötigen.
Diese können beispielsweise sein: Name, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer & E-Mail, Daten der Rechtsschutzversicherung, etc.
Auch das Hochladen von Dokumenten durch den Mandanten ist möglich. Für einen besseren Überblick können diese automatisiert umbenannt werden.
Folgendermaßen könnte ein Fragebogen von Ihnen aussehen:
Gerne helfen wir Ihnen bei der Erstellung eines solchen Fragebogens – oder Sie verwenden einen unserer vorgefertigten Abläufe.
Das Online-Formular lässt sich problemlos in Ihre Kanzleiwebsite einbinden. Sie können es potenziellen Mandanten aber auch individuell per Link zukommen lassen.
Schritt 2: Sachverhaltsermittlung
Für die digitale Sachverhaltsermittlung stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung, die Sie gegebenenfalls auch kombinieren können.
1. Online Formular
Auch die Sachverhaltsermittlung ist durch ein Online-Formular möglich. Sie erstellen einen Platzhalter, in
den Ihre Mandanten den Sachverhalt eingeben.
2. Geführter Prozess
Sollte Ihnen der obige Weg zu unkonkret sein, besteht die Möglichkeit, den Sachverhalt mittels
gezielter Fragen zu ermitteln. Je nachdem, wie der Mandant antwortet, werden weitere Informationen
erfragt.
Dies erfolgt beispielsweise so:
Schritt 3: Einbindung erforderlicher Dokumente
Widerrufsbelehrungen, Haftungsbegrenzungen, allgemeine Geschäftsbedingungen und auch Datenschutzregelungen sind für ein rechtssicheres Mandat oftmals essenziell. Trotzdem werden sie häufig übersehen oder vernachlässigt.
Indem unsere Software diese Schritte digital & automatisch für Sie einbindet, können Sie darauf vertrauen ein sicheres und bestandskräftiges Mandat abzuschließen.
Schritt 4: Austausch einer Vollmachtsurkunde
Damit Sie als Anwaltskanzlei handlungsfähig sind, bedarf es in fast allen Fällen einer unterschriebenen Vollmachtsurkunde.
Anstatt diese, wie bisher, analog zu unterschreiben und anschließend per Post oder eingescannt per E-Mail zu versenden, kann das Dokument mittels unserer Software ganz einfach & digital unterschrieben werden.
Schritt 5: Annahme / Ablehnung des Mandats
Wenn Sie die Kontaktdaten Ihres Mandanten sowie den Sachverhalt digital, schnell & fehlerfrei erfasst haben, stellt sich im Folgenden die Frage, ob sie das Mandat übernehmen möchten.
Anstatt nach jeder Mandatsaufnahme ein neues Schreiben aufzusetzen, erstellt Silberfluss für Sie automatisch das entsprechende Dokument und versendet es automatisiert an den betroffenen Mandanten.
Ganz konkret bedeutet dies, dass Sie über unsere Software einmalig eine Dokumentenvorlage erstellen und diese mit Platzhaltern füllen. Silberfluss füllt dann die Platzhalter mit den vom jeweiligen Mandanten eingegebenen Daten aus und generiert somit ein vollständiges Dokument.
Schritt 6: Vergütungsvereinbarung
Im Nachgang an die Annahmebestätigung des Mandats lässt sich außerdem eine Vergütungsvereinbarung digital über unsere Software abschließen. Basierend auf den Angaben des Mandanten wird diesem eine passende – zuvor von Ihnen festgelegte – Vergütungsvereinbarung vorgeschlagen, die der Mandant über unsere Software akzeptieren und unterschreiben kann – alles innerhalb weniger Minuten und ohne zusätzlichen Aufwand.
Die Erstellung der Vergütungsvereinbarung erfolgt nach demselben „Platzhalter-Prinzip“ aus Schritt 5.
Schritt 7: Mandantenportal & weitere Kommunikation
Um auch die weiteren Schritte für Sie so übersichtlich und zeitsparend wie möglich zu gestalten, hört die Digitalisierung mit Silberfluss nach der erfolgreichen Mandatsaufnahme nicht auf.
Die aufgenommen Mandantendaten & Dokumente können durch eine Anbindung problemlos in Ihre Kanzleisoftware übertragen werden. Dort legt Silberfluss automatisch eine Akte an, sodass Sie nahtlos weiterarbeiten können.
Derzeit ist eine Anbindung an RA Micro, Actaport, Advolux, Datev und Anotext möglich. Wir erweitern unsere Schnittstellen jedoch laufend – kommen Sie also gerne jederzeit auf uns zu.
Auch die fortlaufende Kommunikation mit Ihren Mandanten kann über Silberfluss abgewickelt werden.
In unserem Mandantenportal werden wichtige Dokumente für Sie und Ihre Mandanten digital einsehbar gespeichert. Der Kontakt erfolgt verschlüsselt und sicher über die Plattform.
Schnelle, fehlerfreie & einfache Mandatsaufnahme – jetzt möglich mit Silberfluss!
Unser Ziel ist es, Sie dabei zu unterstützen, Ihre tägliche Kanzleiarbeit so gewinnbringend und effizient wie möglich zu gestalten. Fangen Sie damit jetzt beim Mandanten-Onboarding an!
Sie sind interessiert? Wenden Sie sich bei Fragen gerne jederzeit an uns oder vereinbaren Sie gleich jetzt ein erstes Kennenlerngespräch oder eine Demo.
